Meu treinamento em GTD

Stressed person

Nesta quinta-feira, dia 19, tive a chance de fazer um treinamento em GTD (Getting Things Done) com o único consultor brasileiro certificado pela consultoria criadora da metodologia, o Daniel Burt. Para quem não conhece, o GTD é uma maneira de aumentar a produtividade pessoal. O principal lema do seu criador, o americano David Allen, é de que a mente não foi feita para armazenar informações, e sim ter idéias. Segundo ele a capacidade de sermos produtivos é diretamente proporcional à capacidade de relaxarmos. Para isto, o individuo precisa ter um sistema em que ele possa confiar, seja um software, um smartphone, uma agenda, etc.

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Há um ano e meio venho lendo sobre o assunto. Há muitas informações na internet, porém nunca tive a chance de ler o “best seller” “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“, cujo o título em português é “A arte de fazer acontecer“. O meu primeiro contato com o termo foi pesquisando sobre mapas mentais. Posteriormente, ao escutar um podcast sobre produtividade, o “Get It Done Quick and Dirty Tips“, do americano Stever Robbins, aguçou ainda mais minha curiosidade em conhecer a proposta de David Allen.
O GTD é muito simples, não é nada de outro mundo, porém demanda disciplina para você fazer as coisas realmente acontecerem. Abaixo, segue os principais passos.
1- Coleta
Junte todos seu pensamentos, requisições, e-mails, tudo que demande a sua atenção e escreva-os. Aproveite e crie suas próprias “Inboxs”. Além da caixa de entrada do seu e-mail, você pode ter um local em sua mesa para todas e quaisquer requisições e/ou anotações que cheguem até você. David Allen recomenda que você tenha sempre a mão um bloquinho para fazer anotações. Já o nosso amigo Daniel Burd também usa um gravador para “capturar” todo e qualquer pensamento quando está dirigindo. Se você estiver concentrado em um trabalho e for interrompido, anote o pedido ou a informação para processá-la mais tarde.
2 – Processamento
Nesta fase você decide o que fazer exatamente com cada um dos itens que você coletou.
É recomendável que ao descrever cada item, você seja o mais claro possível, pois muitas vezes a pessoa não lembra exatamente do que se tratava uma anotação. Por exemplo, se a pessoa escrever apenas a palavra “carro”, ela corre o risco de pensar “o que exatamente eu queria dizer com isso, seria abastecê-lo, seria levá-lo ao mecânico ou seria pagar a prestação do veiculo?”.
Foque sempre na primeira ação que venha a sua mente. Se o item for “responder ao cliente”, mas inicialmente você tem que analisar um relatório, registre “analisar relatório”.
Caso a pendência requer menos de dois minutos, faça-a agora. Não perca tempo. Se o item não requer nenhuma ação, você pode guardá-lo como uma referência. (Ex.: boletos, artigos, informações que você julga importante). Caso demande uma ação em uma data determinada, você pode criar um lembrete para avisá-lo no futuro. Se você julgar que a tarefa pode ser delegada, delegue-a para a pessoa apropriada.
3 – Organize
Assim que você tenha claro qual é exatamente a primeira ação relacionada a cada item que você escreveu, chegou a hora de categorizá-lo. David Allen sugere criarmos sub-listas de acordo com o contexto de cada ação. Segue alguns exemplos:
– casa;
– escritório;
– rua;
– telefonemas;
– aguardando (para itens que você delegou e ainda esta aguardando uma resposta);
– algum dia (para itens que você ainda não tem certeza se irá fazê-lo);
– projetos (para toda e qualquer ação que requer mais de um passo);
– calendário (para ações precisem acontecer em uma determinada data).

4 – Revisão
Sempre que possível, reveja sua lista e seu calendário. Atualize-os a medida que novos itens aparecerem e a cada tarefa que for finalizada. Esta revisão pode ser feita diariamente ou semanalmente. Reserve um período na sua agenda para fazê-la. Busque manter seus “inboxs” sempre vazios.
Diariamente, invisto de uma à uma hora e meia processando e-mails, anotações e revisando minha lista e meu calendário.

5 – Ação
O ideal é que sua lista esteja sempre acessível. Com base nela você seleciona as ações que você queira tomar. Se por exemplo você estiver no ônibus, pode aproveitar este tempo e rever a sua lista de ligações pendentes e fazer algumas durante seu trajeto. Seja flexível com você mesmo. O legal do GTD é que não há prioridades pré-definidas.

Para ilustrar melhor as cinco etapas listadas acima, veja o diagrama abaixo.

Antes de fazer o couching com o Daniel Burd, eu tinha uma breve noção dessas etapas. Havia começado a aplicar o GTD com um caderno. Pouco tempo depois, como David Allen afirma, eu “caí do vagão”. Ele usa este termo para quando as pessoas perdem o controle do seu sistema. A vantagem do GTD é que você pode reimplementá-lo muito facilmente caso perca o controle. Depois do caderno, passei a utilizar uma ferramenta eletrônica chamada MonkeyGTD.

Daniel Burt afirma que no geral as pessoas tendem a ser boas em apenas uma etapa do GTD. No meu caso, eu era muito bom em fazer “coleta”, porém eu me perdia no “processamento”. Eu falhava em listar projetos. Minha lista “próximas ações” era muito grande e eu perdia o foco. Eu também falhava em adotar um calendário. A ferramenta corporativa que eu usava, o Lotus Notes, servia apenas para anotar reuniões. O trabalho do Daniel foi bem bacana para corrigir estas falahas. Hoje, anoto todo e qualquer compromisso além do tempo alocado para fazer algumas tarefas com prazo determinado.

Não há como negar o ganho que se tem ao centralizar seu calendário, sua lista de pendências e seus e-mails em uma única ferramenta. O Daniel forneceu dicas preciosas e simples sobre organização e produtividade usando ferramentas que já tinha em mãos. Após uma semana do meu couching, senti que tinha dado um upgrade no meu GTD. Eu senti que tinha o controle sobre o meu calendário. Por mais que eu tenha explorado sozinho os primeiros passos na implantação desta metodologia, o couching seriviu como um shortcut e aprendi muito em poucas horas de conversas. O meu GTD ficou ainda mais produtivo.

Caso queira saber mais, recomendo algumas fontes de informações:
– O livro: Getting Things Done;
– A lista no yahoogroups: GTDbr;
– O termo GTD no Wikipedia;
– Palestra que o David Allen deu no Google;
– E mais uma vez, o Daniel Burt, o consultor que tem me auxiliado na metodologia.

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